Tingkatkan Pengawasan, Ditjen Minerba Menyelenggarakan Sosialisasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan

Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara menyelenggarakan Sosialisasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara di Jakarta (31/1). 

Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara, Ardhi Krisnanto menyampaikan Sosialisasi Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 2 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral perlu dilakukan untuk meningkatkan kepatuhan dalam menerapkan struktur dan format naskah dinas yang sesuai ketentuan. 

Arsiparis Ahli Madya Biro Umum Kementerian ESDM Eny Nurwianty, S.So menjabarkan Sekretariat Jenderal Kementerian ESDM terus melakukan pengawasan terhadap pelakasanaan kearsipan secara menyeluruh. Aspek penilaian pengawasan unit kearsipan meliputi pengelolaan arsip dinamis dan sumber daya kearsipan. Pengelolaan arsip dinasmis sendiri meliputi aspek pengendalian naskah dinas, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip serta penyusutan arsip. Sumber daya kearsipan sendiri terdiri dari sumber daya manusia dan prasarana. 

“Aspek penilaian pengawasan unit pengolah hampir sama, namun tidak termasuk pemusnahan dan penyerahan arsip”, lanjut Eny. 

Untuk mempersiapkan pengawasan, perlu dilengkapi data dukung per sub aspek lebih awal dengan melakukan pendampingan, supervisi terhadap obyek pengawasan. Administrasi juga dilengkapi dengan membuat checklist dokumen yang perlu disiapkan tim pengawas. 

Eny mengingatkan, “Seluruh kegiatan audit hendaknya terdokumentasi dengan baik”. 

Untuk memperbaiki kinerja pengawasan unit kearsipan, Biro Umum Kementerian ESDM akan melakukan pendampingan dalam pemberkasan arsip aktif dengan membuat daftar berkas dan daftar isi berkas, sehingga dapat melaporkan arsip aktifnya tiap enam bulan kepada unit kearsipan. Pendampingan juga diberikan dalam penyusutan arsip (pemindahan dan pemusnahan), dan alih media arsip serta melengkapi berita acara kearsipan. 

“Bentuk dukungan lainnya adalah menyediakan formasi untuk arsiparis tiap jenjang dan melengkapi sarana dan prasarana kearsipan seperti form tunjuk silang, out indikator dan guide atau sekat”, sambung Eny. 

Eny menyarankan agar unit kearsipan dan unit pengolah kearsipan memperbaiki proses pemindahan arsip. Upaya tersebut di antaranya penyediaan out indikator/form peminjaman arsip sebagai sarana peminjaman arsip. Pemindahan arsip inaktif dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan Arsip. Unit kearsipan juga sebaiknya melakukan pendampingan ke unit pengolah dalam penataan arsip inatif. 

Eny mengharapkan Ditjen Minerba segera membentuk Tim Percepatan Pengawasan Kearsipan Internal, Arsiparis di Setditjen Minerala selaku Unit Kearsipan (UK) II untuk menunjuk penanggung jawab di masing-masing Unit Pengolah, melalui penerbitan Surat Perintah atau Surat Tugas. (ER)